Formularz wniosku dostępny jest w formie elektronicznej w postaci tzw. Generatora Wniosku. Program ten należy pobrać ze stron internetowych Ministerstwa Gospodarki i Pracy, Ministerstwa Finansów lub Instytucji Wdrażających. Wersja Generatora Wniosków, z której należy skorzystać składając wniosek, zostanie określona w ogłoszeniu o konkursie. Formularz należy wypełniać wyłącznie elektronicznie. Przy każdym z pytań pojawiają się wyjaśnienia i podpowiedzi. Po wypełnieniu wniosku i wybraniu polecenia „drukuj”, system automatycznie sprawdza i informuje o pustych lub niewłaściwie wypełnionych rubrykach. Podczas wypełniania wniosku należy korzystać z Instrukcji wypełniania wniosku. Wniosek musi być wypełniony w języku polskim. Wypełniony wniosek należy wydrukować oraz zapisać na dyskietce lub płycie CD. Koniecznie należy zachować w dokumentacji projektu zarówno papierową, jak i elektroniczną kopię złożonej dokumentacji.

Wniosek zawiera informacje, które posłużą z jednej strony jako kryterium przy wyborze projektu do dofinansowania, z drugiej stanowią podstawę umowy zawieranej pomiędzy instytucją wdrażającą a beneficjentem. Wniosek został podzielony na następujące części:

1. Informacje ogólne – podstawowe informacje nt. projektu oraz szczegółowe informacje nt. wnioskodawcy, ewentualnych wykonawców oraz innych instytucji zaangażowanych w realizację projektu,
   
   
2. Charakterystyka projektu – ocena merytoryczna – na podstawie odpowiedzi udzielonych na pytania w tej części wniosku zostanie dokonana merytoryczna ocena projektu. Każde z pytań w tej części zawiera podpytania, ich wyjaśnienia oraz przyporządkowaną maksymalną liczbę punktów, jakie mogą zostać przydzielone podczas oceny. Podpytania oraz wyjaśnienia zawarte są w Instrukcji wypełniania. Ponadto kryteria wyboru/ oceny projektów są zapisane w Uzupełnieniu Programu SPO RZL i ZPORR.
   
   
3. Ostateczni beneficjenci – szczegółowe informacje dotyczące ostatecznych beneficjentów projektu, czyli osób lub instytucji, do których skierowane są proponowane przez beneficjenta działania,
   
   
4. Charakterystyka realizowanego wsparcia – szczegółowe informacje dotyczące rodzajów planowanych działań,
   
   
5. Planowane wydatki – zestawienie informacji finansowych,
   
   
6. Załączniki – zestawienie wszystkich koniecznych załaczników, w zależności od projektodawcy zawarte jest w „Poradniku dla Beneficjentów”.

Na co należy zwrócić uwagę przygotowując wniosek?
Najważniejszą sprawą jest przygotowanie spójnego projektu, czyli określenie logicznego zestawu działań prowadzących do osiągnięcia w określonym czasie konkretnego, mierzalnego celu, zdefiniowanie struktury zarządzania z przejrzystym podziałem odpowiedzialności, zaplanowanie harmonogramu i kosztorysu oraz reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się do osiągania zaplanowanych rezultatów. Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśle określonej grupy beneficjentów ostatecznych i odpowiadać na stwierdzone potrzeby tej grupy.

Dodatkowo należy pamiętać, że nie jest dopuszczalny udział tej samej osoby w szkoleniach o tym samym zakresie (np. wielokrotny udział tej samej osoby w szkoleniu z podstawowej obsługi komputera).

Beneficjent może mieć partnerów wspólnie z nim realizujących projekt, zawsze jednak za projekt odpowiada ostatecznie jeden podmiot. W przypadku projektów składanych w ramach SPO RZL nie ma ograniczeń co do typów podmiotów, z którymi można współpracować przy realizacji projektu. Beneficjenta i jego partnerów już na etapie składania wniosku musi wiązać umowa (porozumienie), jednoznacznie określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza jednoznacznie wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu, reprezentującego partnerstwo, odpowiedzialnego za całość projektu i jego rozliczanie wobec instytucji wdrażającej. Informacje na temat warunków jakie musi spełniać taka umowa znaleźć można w „Poradniku dla Beneficjentów”.

Przygotowując projekt należy wziąć pod uwagę, że w przypadku procedury konkursowej w ramach SPO RZL minimalna wartość projektu wynosi 15 tys. euro, z wyjątkiem Działania 1.4, gdzie minimalna wartość projektu wynosi 25 tys. euro. Ponadto należy pamiętać, że w przypadku SPO RZL (z wyjątkiem Działań 1.1, 2.1, 2.2 i 2.4),  beneficjenci mają obowiązek wniesienia wkładu własnego wynoszącego minimum 1% wartości projektu. Informacje na temat obowiązkowego wkładu własnego będą określane przez instytucję wdrażającą w ogłoszeniu o konkursie.

Przygotowując projekt warto pamiętać także o tym, że:

• projekt musi odpowiadać celom ogłoszonym przez organizatora konkursu (instytucję wdrażającą),
  
  
• projekt musi odpowiadać na zidentyfikowane (i udokumentowane) potrzeby,
  
  
• projekt musi wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców (beneficjentów ostatecznych),
  
  
• projekt powinien być przygotowany przy udziale wszystkich zainteresowanych partnerów,
  
  
• cele projektu muszą być przejrzyste, realne i specyficzne dla danego projektu,
  
  
• projekt musi precyzyjnie określać rodzaje zadań, ich harmonogram, odpowiedzialność wykonawców, sposób realizacji,
  
  
• niezbędne jest założenie realnych oczekiwanych rezultatów projektu,
  
  
• reguły zarządzania muszą być klarowne i zaakceptowane przez wszystkich partnerów,
  
  
• wydatki projektu muszą być wyliczone rzetelnie, na bazie rzeczywistych wydatków – nie jest możliwe aplikowanie o zwiększenie przyznanych kwot w trakcie realizacji projektu, a ponadto wydatki projektu są jednym z elementów jego oceny.