Portal Funduszy Europejskich

13 listopada 2009 r. zostały skierowane do konsultacji zewnętrznych zmienione Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Kapitał Ludzki (PO KL). Wytyczne zakładały znaczące modyfikacje obowiązujących zapisów w szczególności poprzez wprowadzenie: limitów procentowych dla kosztów zarządzania projektem, stałych limitów procentowych dla kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo oraz możliwości ryczałtowego rozliczania kosztów bezpośrednich. Nowe wytyczne obowiązywać będą od 1 stycznia 2010 roku.

W związku z koniecznością uzgodnienia z Komisją Europejską zapisów dotyczących kosztów pośrednich oraz w wyniku uwzględnienia części uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji, jak również uwag wynikających z przeprowadzonych audytów Instytucja Zarządzająca PO KL podjęła decyzję o tymczasowym wstrzymaniu z wprowadzenia niektórych ze wspomnianych powyżej rozwiązań.

Ostatecznie w Wytycznych dokonano następujących zmian:

1. Zakres obowiązywania Wytycznych (podrozdział 2.2). Wprowadzono zapis, iż IZ może ustanawiać bardziej restrykcyjne zasady kwalifikowalności niż określone w Wytycznych. Zapis dotyczy projektów systemowych, które z uwagi na specyfikę ich realizacji, zostały odrębnie uregulowane w Systemie realizacji PO KL. Zapis nie dotyczy projektów konkursowych.
2. Słowniczek (podrozdział 2.3). Uszeregowano wg porządku alfabetycznego oraz doprecyzowano pojęcie partnera i personelu projektu.
3. Zasada trwałości projektu (podrozdział 3.1). W związku z trwającymi pracami nad zmianą rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, w tym przepisu art. 57 dotyczącego trwałości projektu oraz szeregiem wątpliwości wynikających z interpretacji dotychczasowego brzmienia art. 57 IZ usunęła zapisy dotyczące zakazu zbycia (za uzyskaniem korzyści majątkowej) aktywów nabytych i wytworzonych w ramach projektu w okresie 5 lat od zakończenia projektu. W miejsce powyższego zapisu wprowadzono bezpośrednie odwołanie do art. 57 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006. Po ostatecznym zatwierdzeniu tekstu nowelizacji rozporządzenia, IZ doprecyzuje zapisy dotyczące trwałości projektu.
4. Okres kwalifikowalności wydatków (podrozdział 3.2). Usystematyzowano (przeniesiono z pkt 6 do 5) oraz doprecyzowano zapisy dotyczące kwalifikowania wydatków przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu.
5. Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu (podrozdział 3.4). Dodano, iż podmiot będący stroną umowy może, mając na uwadze dobro realizacji projektu, zatwierdzić zmiany, których beneficjent nie zgłosił w terminie wynikającym z umowy.
6. Kwalifikowalność uczestników projektu (podrozdział 3.6). Doprecyzowano zasady związane z kwalifikowaniem uczestników projektu, w szczególności:
1. moment rozpoczęcia udziału w projekcie,
2. wskazanie elementów deklaracji uczestnictwa oraz zaznaczenie, iż deklaracja jest podstawowym dokumentem, w oparciu o który weryfikowana jest kwalifkowalność uczestnika projektu.
7. Wydatki niekwalifikowalne (podrozdział 4.1). Doprecyzowano, iż dopiero w przypadku gdy na zakończenie projektu wydatki z wkładu własnego ze środków publicznych przekraczają 15 proc. zatwierdzonych wydatków sfinansowanych ze środków publicznych są one niekwalifikowalne.
   Wprowadzono – zgodnie z dotychczasową wykładnią IZ – zapisy odnośnie braku możliwości kwalifikowania podatku VAT rozliczanego wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
8. Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem (podrozdział 4.2). Na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 396/2009 z dnia 6 maja 2009 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego w celu rozszerzenia rodzajów kosztów kwalifikujących się do objęcia dofinansowaniem z EFS dodano nową formę rozliczania kosztów w projekcie, tj. kwoty ryczałtowe (ang. lump sums).
   Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki bezpośrednie rozliczane ryczałtem, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Niemniej jednak Beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie rezultatów/produktów/zadań uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Podmiot będący stroną umowy podczas sprawdzania wniosku o płatność oraz kontroli na miejscu weryfikuje realizację rezultatów/produktów/zadań w ramach projektu.
   Jednocześnie, z uwagi na nieuzyskanie w ramach ekspertyzy zleconej przez IZ kwot stawek jednostkowych tymczasowo zrezygnowano z wprowadzenia ww. stawek. Niemniej jednak zakłada się, iż zostaną one uwzględnione podczas kolejnej nowelizacji Wytycznych.
9. Koszty zarządzania projektem (podrozdział 4.3). Wprowadzono zapisy dotyczące kosztów zarządzania projektem oraz konieczność ich racjonalizacji. Założeniem IZ jest kierowanie wsparcia do uczestników projektu, natomiast koszty zarządzania projektem, w tym koszty personelu zarządzającego oraz promocji projektu powinny być ponoszone w racjonalnej wysokości.
   Niemniej jednak zakłada się, iż podczas kolejnej nowelizacji Wytycznych zostaną wprowadzone ograniczenia dla kosztów zarządzania projektem.
10. Koszty pośrednie (podrozdział 4.4). Instytucja Zarządzająca PO KL tymczasowo odstąpiła od wprowadzenia zmiany polegającej na wskazaniu stałych limitów procentowych dla kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. Wynika to z konieczności uprzedniego uzyskania pozytywnej opinii Komisji Europejskiej nt. nowej propozycji kosztów pośrednich. Jednocześnie zakłada się, iż ww. limity zostaną uwzględnione podczas kolejnej nowelizacji Wytycznych.
    Natomiast IZ wprowadziła szereg innych zmian, w szczególności dodano, iż beneficjent powinien wykazać w metodologii kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem także koszty pośrednie, które rozlicza w ramach innych realizowanych przez niego projektach. Limit kosztów pośrednich  w danym projekcie może podlegać negocjacjom w takim przypadku. Jednocześnie doprecyzowano, iż przy ustalaniu limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo powinien być brany pod uwagę fakt, iż beneficjent zleca na zewnątrz zadania  w ramach projektu. W takim przypadku limit kosztów pośrednich ulega odpowiedniemu obniżeniu. Dodatkowo doprecyzowano, iż nie ma obowiązku sporządzania metodologii kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. W miejsce ww. obowiązku beneficjent w szczegółowym budżecie projektu wskazuje listę kosztów pośrednich wraz  z odpowiadającymi im kwotami, które zamierza ponieść w ramach projektu, na zasadach analogicznych jak w przypadku kosztów bezpośrednich.
    Wyłączono także możliwość rozliczania ryczałtowego kosztów pośrednich przez państwowe jednostki budżetowe, ze względu na trudność zastosowania w tym zakresie przepisów  o rachunkowości. Ponadto wprowadzono zapis, iż beneficjent nie może przenosić oszczędności powstałych w ramach kosztów bezpośrednich do kosztów pośrednich.
11. Wynagrodzenie personelu (podrozdział 4.5). Doprecyzowano zapisy dotyczące kwalifikowania dodatku zadaniowego członków korpusu służby cywilnej poprzez wskazanie, iż dodatek może być przyznany, o ile przed jego przyznaniem do zakresu obowiązków członka korpusu służby cywilnej nie należała realizacja zadań związanych z PO KL objętych dodatkiem zadaniowym. Wcześniejsze zapisy nie wskazywały jasno, iż ograniczenie to dotyczy wyłącznie zadań z PO KL objętych dodatkiem. Dodano także obowiązek wykazania przez beneficjenta prawidłowości założeń dotyczących przyjętej przez niego proporcji zaangażowania personelu projektu zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.
    Ponadto wprowadzono zapisy, iż wydatki związane z wynagrodzeniem osoby realizującej kilka funkcji/zadań w ramach projektów mogą stanowić wydatki kwalifikowalne, o ile obciążenie wynikające z wykonywania danej funkcji/zadania nie wykluczają prawidłowej i efektywnej realizacji pozostałych funkcji/zadań powierzonych danej osobie. Beneficjent może zostać zobowiązany przez podmiot będący stroną umowy do przedstawienia odpowiednich informacji w tym zakresie.
12. Amortyzacja (podrozdział 4.6). W związku z problemami niektórych rodzajów beneficjentów w księgowaniu kosztów amortyzacji jako wydatku, uzupełniono zapisy rozdziału, iż amortyzacja stanowi koszt kwalifikowalny, o ile przepisy odrębne o klasyfikacji budżetowej dopuszczają jej zaksięgowanie w danej jednostce jako wydatek.
13. Wkład niepieniężny (podrozdział 4.10). Doprecyzowano zapisy Wytycznych zgodnie z art. 56 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, który wskazuje, iż w przypadku wkładu niepieniężnego kwota wydatków jest potwierdzona dokumentami księgowymi o wartości dowodowej równoważnej fakturom.
14. Dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią (podrozdział 4.11). Doprecyzowano, iż wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią powinna odnosić się wyłącznie do okresu, w którym uczestnik projektu uczestniczy we wsparciu, z zastrzeżeniem, iż za ten okres przysługuje mu jednocześnie dodatek lub wynagrodzenie.
    Jednocześnie dodano, iż w ramach dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią, wpłaty dokonywane przez stronę trzecią zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych na PFRON nie są wydatkiem kwalifikowalnym.
15. Zlecanie zadań merytorycznych (podrozdział 4.12). Doprecyzowano jakie zadania w projekcie należy rozumieć jako zadania merytoryczne.
16. Udzielanie pomocy publicznej (podrozdział 5.3). Zaktualizowano podstawy prawne udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL.
17. Załącznik nr 1 (lista przykładowych zadań w ramach kosztów bezpośrednich projektu). Usunięto załącznik przy czym jednocześnie przedstawiono przykładowe zadania w ramach kosztów bezpośrednich w podrozdziale 3.4 pkt 3 Wytycznych. Dodatkowo, w związku z wprowadzeniem podrozdziału dotyczącego kosztów zarządzania projektem z listy przykładowych zadań usunięto wydatki rozliczane w ramach zadania odnoszącego się do zarządzania projektem.
18. Załącznik nr 2 (Wzór listy sprawdzającej do oceny kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL). W związku z faktem, iż ocena kwalifikowalności wydatków powinna być dokonywana całościowo w oparciu o przepisy wytycznych wykreślono załącznik. Lista sprawdzająca jedynie hasłowo lecz w sposób niezupełny wskazywała zagadnienia podlegające weryfikacji.

Oprócz powyższych wprowadzono także inne zmiany o charakterze redakcyjnym, nie wpływające na zmianę zasad kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.

Zobacz więcej:

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z opisem zmian oraz zestawieniem uwag zebranych w trakcie procedury konsultacyjnej